労務管理

会社の重要書類、保管すべき期間と一覧表!

投稿日:2017-09-07 更新日:

会社では日々の業務で様々な資料が溜まっていきます。
会社の規模や業種にもよりますが、一年間経過しただけでも結構な量になります。

そのような資料は大事な帳票ですので、簡単に捨てるわけには行きません。

今回は、会社の書類をどのくらいの期間保管しておくべきなのかをまとめ、最後に一覧表を作成してみたいと思います。

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永久に保管する書類

  • 定款
  • 株主名簿
  • 登記関係書類
  • 特許、実用新案、意匠、商標などに関係する書類
  • 社内規定
  • 労働協約及び労働組合との協定等に関係する書類
  • 訴訟関係書類

企業にとって大事な定款や株主名簿などは最重要な書類です。会社が存続する限り保管する必要があります。

10年間保管する書類

以下、括弧内は関連する法令です。

  • 株主総会議事録(会社法318条)
  • 取締役会議事録(会社法371条)
  • 商業帳簿(商法19条 会社法432条)
  • 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳等(商法19条 会社法432条)

株主総会議事録や取締役会議事録は本店で10年間保管する必要があります。
また、支店では議事録の写しを5年間保管する必要があります。

保管期間は10年ですが、重要な決議をした場合の議事録は10年を超えても保管したほうが良いと思います。

9年間保管する書類

  • 法人税等決算書(法人税法施行規則第59条)
  • 注文書、契約書、送り状、領収書、見積書等(法人税法施行規則第59条)

平成20年4月1日以後に決算を終えた法人税の決算書類は青色事業者の欠損金(赤字)が9年間まで繰り越せるようになった関係で、9年間保管する必要があります。

また、平成30年4月1日以後に決算を終えた決算書類は、青色事業者の欠損金が10年まで繰り越せるようになった関係で、10年間の保管期間となります。

平成20年3月31日以前に決算を迎えた書類は7年間の保管期間です。

7年間保管する書類

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、源泉徴収簿(所得税法施行規則76条)

正確には申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日から7年間の保管になります。

5年間保管する書類

  • 従業員の健康診断結果書類(労働安全衛生規則第51条)
  • 従業員の身元保証書、契約書等(身元保証に関する法律 損害賠償をする身元保証の場合)

4年間保管する書類

  • 雇用保険の被保険者に関係する書類(雇用保険法143条 退職、解雇の日から4年間)

雇用保険に関係する書類のうち、被保険者資格取得等確認通知書や被保険者資格喪失等確認通知書、離職証明書事業主控などです。

3年間保管する書類

  • 労働者名簿(労基法109条 則56条 退職、解雇の日から3年間)
  • 賃金台帳、雇入れ、退職、災害補償、賃金その他労働関係に関する書類(労基法109条 則56条 退職、解雇の日から3年間)
  • 労災保険に関係する書類(労災法則51条 労災保険給付が完結した日から3年間)
  • 労働保険料の徴収・納付に関係する書類(労働保険徴収法則72条)
  • 安全委員会、衛生委員会、安全衛生委員会などの議事録(労働安全衛生規則23条)
  • 従業員の身元保証書、契約書等(身元保証に関する法律 商工業見習い者の身元保証の場合)

賃金その他労働関係に関する書類には出勤簿や労使協定書などが該当します。

2年間保管する書類

  • 健康保険に関係する書類(健保則34条)
  • 厚生年金保険に関する書類(厚年則28条)
  • 雇用保険に関係する書類(雇用保険法143条 退職、解雇の日から2年間)

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重要書類保管一覧表

上記をまとめた重要書類の保管期間一覧表です。

保管期間 保管書類
永久 定款
株主名簿
登記関係書類
訴訟関係書類
特許、実用新案、意匠、
商標などに関係する書類
社内規定
労働協約及び労働組合との協定等に関係する書類
10年 株主総会議事録
取締役会議事録
商業帳簿
総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳等
9年 法人税等決算書
注文書、契約書、送り状、
領収書、見積書等
7年 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、
源泉徴収簿
5年 従業員の健康診断結果書類
従業員の身元保証書、契約書等
(損害賠償をする身元保証の場合)
4年 雇用保険の被保険者に関係する書類
3年 労働者名簿
賃金台帳、雇入れ、退職、災害補償、
賃金その他労働関係に関する書類
労災保険に関係する書類
労働保険料の徴収・納付に関係する書類
安全委員会、衛生委員会、
安全衛生委員会などの議事録
従業員の身元保証書、契約書等
(商工業見習い者の身元保証の場合)
2年 健康保険に関係する書類
厚生年金保険に関する書類
雇用保険に関係する書類

最後に

書類の保管期間は法律により変更されることがあります。

保管期間が以前より短くなる場合はいいですが、法人税の決算書類のように延長される場合がありますので、時々確認して不備のないようにしてください。

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